钱江小学数字档案室管理制度
发布：qjxx 2018年09月17日 点击：5987
钱江小学数字档案室管理制度
为了保证钱江小学数字档案的有序、规范、安全的采集、管理和利用，特制定本制度。
1．数字档案的采集
1．1 各类档案的元数据便制。档案室统一采用《杭州市萧山区数字档案馆（室）元数据编制规则（2006版）》进行档案数据库的著录。
1．2 各类档案的数据库录入要求。按照萧档[2004]25号文件执行。
1．3 数字档案的内容。根据萧山区档案局数字档案室有关要求，结合本单位实际情况，采用有效方式将常用、珍贵档案进行数字化，先完成文书类、教师业务类、特制载体（照片、荣誉、证书等）永久档案的数字化，然后逐步提高各类常用、珍贵档案数字化的比率；并创造条件尝试接收重要的电子文件。
1．4 各类档案的数字化方法与要求。档案室在室藏档案数字化时，按《杭州市萧山区档案馆数字化加工管理规范（实行）》（萧档[2004]26号）执行。
1．5 电子档案的接收。各处室向档案室移交纸质档案的同时，凡有数字档案或电子档案的及时向档案员移交，实现在网上接收电子档案。
2．数字档案的管理
2．1 数字库录入和档案数字化工作定期接受萧山区档案局的业务指导和技术支持，内容包括年度档案数据库（电子目录与数字档案）、年检考核登记表、电子全宗卷、档案实体整理情况等，及时做好相应的工作。
2．2 数字档案的统计。可按年度-分类、年度-期限、年度-密级等进行不同层次和级别的统计并打印。
2．3 数字档案的移交。本校大力提倡通过网上移交数字档案，移交程序如下：（1）将待移交数据导入数字档案室;填写移交申请登记表；（2）数字档案室负责人（电子）签名。
2．4 数字档案室档案员对到期的数字档案进行鉴定销毁。销毁鉴定分销毁
申请、销毁鉴定、销毁审批三个环节；如审批成功，这些数据将转移到销毁档案库。网上鉴定的结果均可以电子目录的形式打印，并有交接电子表单和流程处理意见存档案备查。
3．数字档案的利用
3．1 档案员应利用数字档案室为各处室提供查档咨询服务，并进行查阅登记和利用效果登记。
3．2 档案员可应用数字档案室各处室提供自助式查档服务，通过设置用户-密码，分配给用户相应的访问权限，为各处室人员提供“查档到桌面”的服务。
3．3 档案员应根据各处室工作的需要，进行专题筛选，然后主动将档案送到有关人员手中，发挥数字档案室应有的作用。
3．4 各处室借阅档案实体，可利用数字档案室的档案借阅登记功能。
3．5 档案员应于每年年初将登记日志、原文查看日志、档案利用登记日志和档案利用效果登记日志导出成EXCEL表格，进行统计分析，撰写年度档案利用报告。
3．6 档案员应积极开展数字档案编研工作，编研成果可上传至档案编研网站内，供各处室查阅利用。
4．数字档案的安全
4．1 档案员具有数字档案室的全部功能，可删除、修改数字档案，因此，登录密码须妥善保存，不得泄密。密码应定期更改，密码长度在六位以上，并符合复杂性要求，如密码由数字、字母与符号等组成。每位有数字档案查询权限的人员应妥善保管好自己的用户名和密码，定期更改自己的密码。
4．2 定期备份。档案员要定期将数字档案室的电子目录和数字档案备份到档案室的电脑、服务器，并脱机刻录到DVD光盘进行脱机备份。
5．数字档案的人员建设
5．1 将采取适当措施强化全员的数字档案资源意识，养成善于形成、善于归档、善于利用数字档案资源的环境氛围。
5．2 将定期组织档案信息化建设方面的培训和讲座，在数字档案室上发布数字档案室的有段标准规范、管理制度、基础知识、操作手册和操作技巧。
5．3 各处室兼职档案员均需定期接受培训，不断了解档案信息化的基础知识、掌握数字档案室的基本操作技能，更好的收集、管理、利用好数字档案资源。
6．附则
6．1 本制度将在实践中不断修订完善。
6. 2 本制度解释权为萧山区钱江小学。