钱江小学档案条目输入操作规范
发布：qjxx 2018年09月17日 点击：5989
钱江小学档案条目输入操作规范
1. 四个要素齐备。文件题名应该做到“单位、时间（届次）、事由和文种”四个要素齐备。一般来说，凡制度性档案没有时间；文种必须是名词，特别像“记录、记载、汇总、汇报”等词后应加一个词，使之名词化。这四要素的顺序不可调换，特别是时间不能放在单位之前。其中非特种载体的荣誉类档案条目，则应该是“级别、时间（届次）、荣誉称号（比赛项目加比赛成绩）、荣誉载体、复印件”这五个要素齐备。
2. 单位名称要规范。单位名称，一般采用规范的简称。常用单位名称有以下几个：中共钱江小学支部（党务）、钱江小学（行政）、钱江小学分工会（工会）、共青团钱江小学支部（团务）、少先队钱江小学大队部（队务）。在规范单位时，要注意以下几个问题：一是单位应作为一个整体，不能割裂；二是责任者和文件标题中的单位应一致；三是责任者中不出现校内小的组织，如教科室、教导处等；四是单位名称与事由应一致。
3. 姓名备注要到位。凡名册类、公布类、任免类档案中所有本校师生的姓名均应备注，其中3人及以内的姓名在文件标题后注明，有4人以上的姓名在全文信息中注明。凡操作者（撰写者、记录者、填报者）的姓名应在备注栏或文件附注中注明。本校内部刊物或报纸，要注明本期报刊的所有编辑人员和作者的姓名。要特别注意的是，在文件标题后面如有其他的备注，应纳入到文件标题中去。
4. 其他细节要注意。
（1）时间要注意以下几点：文件标题只能有一个表示时间的词语，不要把表示年份的时间与表示届次的时间放在一起。如时间是年份的，则小时间为半年、季度、月份；如时间是学年的，则小时间为第一学期、第二学期。表示年份的时间一律用四位数，阿拉伯数字；上级文件中，如有两位数的，则一律改为四位数。
（2）文件编号不加“0”。有些上级文件印发时，文件编号有前面加“0”的情况，在输入时，应把前面的“0”删去。对于介绍信之类的有统一编号的档案，则前面的“0”保留。
（3）文章（论文）如有正副标题的，则只要输入副标题就行了。
（4）公开或内部报刊上有本校的学校、师生荣誉或师生作品的，文件标题中只输入相关的文章名，报刊名称和期号（出版日期和版面）则输入到文号栏中。